Email Categorization

    Jede eingehende E-Mail wird automatisch mit Outlook-Kategorien gelabelt, nach Thema und danach, ob sie Handlung von dir verlangt. Dein Postfach wird auf einen Blick erfassbar: Die Farbe sagt dir, was etwas ist, bevor du ein Wort gelesen hast.

    Warum wir das gebaut haben

    Die echten Kosten von E-Mail sind nicht das Beantworten, sondern das Triagieren. Jeder Blick ins Postfach erzwingt eine Serie von Mikro-Entscheidungen: Ist das dringend? Ist das für mich? Kann das warten? Multipliziere das mit hundert E-Mails am Tag und du hast echte Energie verbraucht, bevor du irgendetwas gearbeitet hast.

    Wir nutzen absichtlich Outlooks natives Kategoriensystem, statt ein eigenes Postfach zu bauen: Die Labels funktionieren überall, wo deine Mail funktioniert (Outlook Desktop, Web und dein Handy), und du kannst darauf suchen, filtern und Regeln bauen wie auf jeder anderen Outlook-Kategorie. Keine neue App, in der du leben musst.

    So funktioniert es

    1. Eine E-Mail trifft ein. timelit liest sie, inklusive Gesprächskontext.

    2. Sie bekommt eines von zwei Primär-Labels:

    • Action Required: eine direkte Anfrage an dich, etwa eine Frage, eine Freigabe, eine Aufgabe oder ein Follow-up.
    • Informational: nur zur Kenntnis, etwa Newsletter, Ankündigungen, Werbung und Benachrichtigungen.

    Diese Unterscheidung treibt auch andere Features an: Nur Action Required-E-Mails bekommen Antwortentwürfe, und das tägliche Briefing listet deine ungelesenen Action Required-Mails.

    3. Themen-Kategorien kommen dazu. Zusätzlich zum Primär-Label vergibt timelit Themen-Kategorien. Die Standards sind Scheduling, Urgent, Legal, Finance, Support, HR, Sales, aber sie gehören ganz dir (siehe Einstellungen).

    4. Die Labels erscheinen in Outlook. Als reguläre Outlook-Kategorien mit ihren Farben, auf allen deinen Geräten. timelit hält auch deine Outlook-Kategorienliste synchron, sodass die Farben, die du in timelit wählst, die Farben sind, die du in Outlook siehst.

    5. Optional werden Action-Mails geflaggt. Mit aktiviertem Flag "Action Required" emails bekommen diese E-Mails zusätzlich ein Outlook-Follow-up-Flag, sodass sie in deiner Outlook-Aufgabenliste auftauchen und nicht verloren gehen können.

    Was timelit niemals tun wird

    • E-Mails verschieben oder löschen. Kategorisierung fügt Labels hinzu; deine E-Mails bleiben genau, wo sie sind. Kein Ordner-Umräumen, kein „Smart Inbox", das Dinge vor dir versteckt.
    • Etwas als gelesen markieren. Der Gelesen/Ungelesen-Status gehört dir.
    • Kategorien anfassen, die du manuell gesetzt hast. timelit fügt seine Labels hinzu; deine entfernt es nicht.

    Einstellungen

    EinstellungWas sie bewirkt
    Categorize emails (Hauptschalter)Schaltet die automatische Kategorisierung ein oder aus.
    Email categoriesDeine eigenen Themen-Kategorien: umbenennen, Farben wählen und (wichtig) jede mit einer kurzen Beschreibung versehen. Die Beschreibung ist das, womit timelit entscheidet, was in die Kategorie gehört.
    Flag "Action Required" emails in OutlookSetzt ein Outlook-Follow-up-Flag auf E-Mails, die Handlung verlangen.

    Tipp: Die Beschreibung der Kategorie zählt mehr als ihr Name. „Finance: Rechnungen, Belege, Abrechnung, Zahlungshinweise" kategorisiert deutlich genauer als nur „Finance". Beschreibe die Kategorie so, wie du sie einer neuen Assistenz erklären würdest.

    Gut zu wissen

    • Action Required und Informational sind fix; sie sind das Rückgrat, auf das sich andere Features verlassen. Die Themen-Kategorien sind bis zum angezeigten Maximum frei anpassbar.
    • Du kannst das mit klassischen Outlook-Regeln kombinieren: z. B. alles, was timelit „Newsletter" labelt, automatisch in einen Ordner verschieben. timelit übernimmt das Verstehen, Outlook das Verschieben. Deine Regeln, deine Kontrolle.
    • Kategorisierung braucht die E-Mail-Verbindung.